Der Verwalter in der Praxis: Kleiner Ratgeber
Gesetzliche Grundlagen
Bei der WEG-Verwaltung benennt das Wohnungseigentumsgesetz Aufgaben und Befugnisse des Verwalters, die durch Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung erweitert oder eingeschränkt werden können. Im Fall der Miet- und Sondereigentumsverwaltung ist das Bürgerliche Gesetzbuch (§§ 535 ff. BGB) die verbindliche Grundlage. In beiden Fällen werden die gesetzlichen Regelungen durch einen Verwaltervertrag ergänzt. Darüber hinaus ergeben sich im Rahmen der WEG-Verwaltung die Aufgaben des Verwalters auch aus der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung sowie aus getroffenen Vereinbarungen und Beschlüssen der WEG.
Verwaltervertrag
Verwalterverträge können grundsätzlich frei ausgehandelt werden. Vorteilhaft ist der Muster-Verwaltervertrag des VDIV. Deutschland erhältlich. Dieser Vertrag unterscheidet deutlich zwischen den Grundleistungen und den (kostenpflichtigen) Zusatzleistungen.
Grundleistungen
Mit der regelmäßig gezahlten Verwaltervergütung sind Grundleistungen abgedeckt, die im Verwaltervertrag vereinbart wurden. Diese sollten möglichst detailliert aufgeführt sein. In der Regel umfassen diese die Vorbereitung und Abwicklung der Eigentümerversammlung, die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder einschließlich der Erstellung eines Wirtschaftsplans und einer Jahresabrechnung sowie den Abschluss von Verträgen, wie beispielsweise Versicherungs- und Wartungsverträge.
Zusatzleistungen
Zusatzleistungen werden in Verwalterverträgen auch als besondere Leistungen, Mehrleistungen oder Sonderleistungen bezeichnet. Sie werden üblicherweise für Arbeiten vereinbart, die nicht permanent anfallen, wie zusätzliche Eigentümerversammlungen, Gerichtsverfahren und größere Baumaßnahmen. Diese Leistungen müssen bei Inanspruchnahme zusätzlich zur Grundvergütung abgegolten werden.
Verwaltervergütung
Das Honorar des Verwalters hängt vom Umfang der Tätigkeit sowie der Größe und der Lage der Wohnanlage ab. Die Vergütung wird meist pro Wohnungseinheit und Monat berechnet. Die Praxis zeigt: je kleiner die Eigentümergemeinschaft, desto höher die Kosten für den einzelnen Eigentümer.
Auch in der Mietverwaltung ist die Höhe der Vergütung abhängig von verschiedenen Faktoren wie der jeweiligen Region und der Größe des Objekts. Entsprechend groß sind die deutschlandweiten Unterschiede. Zudem ist es bei Mietverwaltung weit verbreitet, keinen Regelsatz zu erheben, sondern eine prozentuale Vergütung, die an die Miete angelehnt ist.
Termine
Als Grundleistungen der Verwaltung sollten folgende Termine eingehalten werden:
WEG-Verwaltung: Vorlage der Jahresabrechnung für Wohnungseigentumsanlagen bis spätestens zum 30. Juni des Folgejahres.
Mietverwaltung: Vorlage der Betriebs-/ Nebenkostenabrechnung für Mieter bis spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums.
Ausbildung
Mit der am 1. Dezember 2020 in Kraft tretenden Reform des Wohnungseigentumsgesetzes haben Wohnungseigentümergemeinschaften künftig das Recht, von ihrem Verwalter den Nachweis einer Zertifizierung einzufordern. Nach § 26a Abs. 1 WEG darf sich als zertifizierter Verwalter bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als WEG-Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt.
Nähere Bestimmungen zu Inhalt und Verfahren der Prüfung sowie über das zu erteilende Zertifikat erarbeitet das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz gemäß § 26a Abs. 2 WEG aktuell in einer Rechtsverordnung.
Verwalter sollten aufgrund sich ständig ändernder Gesetzeslagen regelmäßig Fortbildungen besuchen. Der Gesetzgeber fordert hier, dass 20 Stunden in drei Jahren absolviert werden. Da der Abschluss dieser in der Regel mit Zertifikaten bezeugt wird, kann vom Verwalter die Vorlage solcher Bescheinigungen erwartet werden.
Rechtsform
Die gängigste Rechtsform professioneller Verwaltungsunternehmen ist die GmbH. Kleinere Verwaltungen firmieren häufig als Einzelunternehmen bzw. Personenfirma. Möglich sind zudem Personengesellschaften (z. B. OHG), Genossenschaften oder sonstige Rechtsformen. Nicht wirksam als Verwalter einer WEG bestellt werden können Unternehmen, die als GbR firmieren.
Qualifikationsnachweis
Eine umfassende Auflistung notwendiger Qualifikationen von Immobilienverwaltern finden Sie in der » VDIV-Verwaltercheckliste. Seit 1. August 2018 müssen Wohnimmobilienverwalter eine Erlaubsnispflicht beantragen und sich regelmäßig fortbilden.
Büro
Ein Büro in der Nähe des Verwaltungsobjektes ist vorteilhaft. Die Bürozeiten sollten die Bedürfnisse sowohl von Eigentümern als auch von Mietern berücksichtigen. Ein verlängerter Bürotag pro Woche ist ebenso empfehlenswert wie eine Notrufbereitschaft, beispielsweise per Mobiltelefon.
Zugehörigkeit zu einem Verband
Ein verlässliches Qualitätsmerkmal einer Verwaltung ist die Mitgliedschaft in einem der VDIV-Landesverbände. Denn organisierte Verwalter verpflichten sich mit der Anerkennung einer strengen Berufsordnung und eines Verhaltenskodexes zu Qualität, Professionalität und Förderung eines berufswürdigen Verhaltens.
Zusammenfassung
Für die Auswahl des Verwalters müssen sich Eigentümer im Vorfeld der Wahl ausreichend Zeit nehmen. Eine zehnminütige Kurzvorstellung eines Verwalters bei einer Eigentümerversammlung sollte ebenso nicht das alleinige Kriterium für die Wahl sein wie die geringste Verwaltervergütung. Allein ein professioneller und hauptberuflicher Immobilienverwalter erbringt eine qualitativ hochwertige Dienstleistung, die den Werterhalt und die Wertsteigerung der Immobilie und somit des Vermögens langfristig sichert.
20.06.2017
Weiterbildungspflicht statt Sachkundenachweis für Verwalter und Makler
Eine Pflicht zur Weiterbildung statt einem Sachkundenachweis und die Einbeziehung auch von Mietverwaltern – dies sind die Eckpunkte einer Einigung der Koalitionsfraktionen über die Ausgestaltung der Berufszulassung von Immobilienverwaltern und Maklern. Am 22. Juni stimmt der Bundestag über das Gesetz ab.
Berufshaftpflichtversicherung
Immobilienverwalter sollen künftig ihre Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und den Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung nachweisen müssen, um eine Erlaubnis für ihre Tätigkeit zu erhalten. Statt des geplanten Sachkundenachweises für Verwalter und Makler soll es eine Weiterbildungspflicht geben.
Hierauf haben sich Union und SPD verständigt und ihre Differenzen über die Einführung eines Sachkundenachweises und einer Berufszulassung für Immobilienverwalter und Makler beigelegt. Das hat der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) mitgeteilt. Der Gesetzentwurf steht am 22.6.2017 zur endgültigen Abstimmung auf der Tagesordnung des Bundestages.
Weiterbildungspflicht statt Sachkundeprüfung
Der ursprüngliche Gesetzentwurf sah vor, dass Immobilienverwalter und Makler künftig einen Sachkundenachweis erbringen müssen, um eine Erlaubnis für ihre Tätigkeit bekommen zu können. Dieser Passus wurde aus dem Gesetzentwurf gestrichen. Stattdessen soll eine Weiterbildungspflicht eingeführt werden. 20 Stunden Fortbildung innerhalb von drei Jahren sollen für Verwalter und Makler obligatorisch werden. Gewerbetreibende mit staatlich anerkanntem Aus- oder Fortbildungsabschluss wie einem Immobilienkaufmann oder Immobilienfachwirt sollen in den ersten drei Jahren nach Aufnahme ihrer erlaubnispflichtigen Tätigkeit von der Weiterbildungspflicht befreit sein.
Das gleiche gilt entsprechend für unmittelbar bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit mitwirkende beschäftigte Personen. Für Gewerbetreibende (Makler und Verwalter), die nach gewerberechtlichen Grundsätzen eine juristische oder natürliche Person sein können, reicht es dabei aus, wenn eine angemessene Zahl von vertretungsberechtigten Aufsichtspersonen die Weiterbildung absolviert.
Außerdem sollen Verwalter verpflichtet werden, über absolvierte Fortbildungen zu informieren und so Verbrauchern ermöglichen, sich ein eigenes Bild über die fachliche Qualifikation zu machen.
Die Einzelheiten zur Weiterbildungspflicht sollen in einer Rechtsverordnung geregelt werden.
Mietverwalter werden einbezogen
Eine weitere wesentliche Änderung gegenüber dem ursprünglichen Gesetzentwurf ist die Einbeziehung von Mietverwaltern in die Erlaubnispflicht, wie sie der DDIV und der Deutsche Mieterbund gefordert hatten. Hierfür wird im Gesetz der Begriff "Wohnimmobilienverwalter" eingeführt.
Übergangsfrist neun Monate